Медицинские книжки: требования к оформлению в 2023-2024 годах

Работодатель обязан проводить медосмотры некоторых категорий работников (ст. 220 ТК РФ). Это делается в целях предупреждения возникновения и распространения инфекционных и массовых неинфекционных заболеваний и профзаболеваний, в соответствии с п. 1 ст. 34 Федерального закона от 30.03.1999 № 52-ФЗ.

К таким «декретированным» категориям работников относятся: работники организаций пищевой промышленности, общественного питания и торговли, водопроводных сооружений, медицинских организаций и детских учреждений, но конкретный их перечень не установлен.

Практический перечень «декретированных» работников

• работники предприятий пищевой промышленности всех форм собственности;
• работники животноводческих комплексов, молочно-товарных ферм;
• работники продовольственных баз, складов;
• работники по санитарной обработке и ремонту инвентаря, оборудования;
• работники, занятые транспортировкой и реализацией пищевой продукции;
• работники общественного питания всех форм собственности (включая пищеблоки, буфеты, киоски);
• работники, занимающиеся изготовлением кремовых кондитерских изделий;
• работники детских молочных кухонь;
• работники, занимающиеся реализацией продуктов детского питания;
• работники детских дошкольных учреждений (детские ясли, детские сады, дома ребенка, детские дома, школы-интернаты, интернаты при школах, лесные школы, детские санатории, круглогодичные оздоровительные лагеря), работники, связанные с обслуживанием детей (методисты, массажисты, тренеры, прачки, кастелянши и т.д.), а также работники, осуществляющие постоянный уход за детьми (воспитатели, помощники воспитателей) и связанные с приготовлением пищи;
• работники учебно-воспитательных учреждений (общеобразовательных школ, специализированных школ, техникумов, средних специальных учреждений, школ-интернатов, колледжей, лицеев, учреждений дополнительного образования);
• работники оздоровительных учреждений всех типов с круглосуточным пребыванием детей, работники детских оздоровительных учреждений с дневным пребыванием детей;
• работники предприятий всех видов собственности, в том числе граждане, занимающиеся индивидуальной предпринимательской деятельностью, связанной с изготовлением и реализацией детских товаров;
• работники водопроводных сооружений, имеющие непосредственное отношение к подготовке воды, и лица, обслуживающие водопроводные сети;
• работники ЛПУ для взрослых, санаториев, домов отдыха, пансионатов, домов инвалидов и престарелых, непосредственно связанные с питанием пациентов;
• работники по санитарно-гигиеническому обслуживанию населения всех видов собственности (работники бань и душевых, работники косметических кабинетов (маникюр, педикюр, косметологи), парикмахеры, массажисты, подсобный персонал прачечных, пунктов приема белья, химчисток);
• тренеры-инструкторы по плаванию, работники бассейнов и лечебных ванн, отпускающие процедуры в учреждениях всех форм собственности;
• горничные, уборщицы, заведующие этажами гостиниц всех видов собственности, общежитий, коменданты общежитий, проводники пассажирских вагонов поездов дальнего следования;
• работники аптек, других фармацевтических учреждений, занимающиеся изготовлением, расфасовкой и реализацией лекарственных средств.

Организации, деятельность которых связана с производством, хранением, транспортировкой и реализацией пищевых продуктов и питьевой воды, воспитанием и обучением детей, коммунальным и бытовым обслуживанием населения, также обязаны проводить гигиеническую подготовку и аттестацию работников (ст. 11, п. 2 ст. 36 Федерального закона от 30.03.1999 № 52-ФЗ, Приказ Минздрава РФ от 29.06.2000 № 229).

Медкнижка является документом, который подтверждает прохождение медосмотров (п. 8 ст. 36 Федерального закона от 30.03.1999 № 52-ФЗ). Ее можно выдавать в бумажном и электронном виде.

Минздрав указывает, что медкнижки нужны работникам, которые выполняют определенные виды работ, в т.ч. по воспитанию и обучению детей, коммунальному и бытовому обслуживанию. Медработники в этот перечень не входят, поэтому им не оформляют медкнижки по итогам предварительных и периодических медосмотров. Проходить гигиеническую профподготовку и аттестацию медикам тоже не надо (Письмо Минздрава России от 01.02.2024 № 30-4/3008732-1194).

Декретированные работники обязаны проходить медосмотры; если они не прошли медосмотр, работодатель обязан отстранить их от работы (ч. 1 ст. 76, ч. 3 ст. 214 ТК РФ).

Форма и порядок ведения отчетности, учета и выдачи работникам медкнижек утверждены Приказом Минздрава РФ от 18.02.2022 № 90н. Он вступил в силу с 01.09.2023 и определил переход на электронные медкнижки, подписываемые УКЭП. Действовавший ранее Приказ Роспотребнадзора от 20.05.2005 № 402 в настоящее время отменен (Приказом Роспотребнадзора от 21.02.2022 № 55), но фактически продолжает действовать в связи с тем, что полный переход на электронные медкнижки отложен до 01.09.2024.

До 01.09.2024 медкнижки могут выдаваться на бумажном носителе или формируются в форме электронного документа, при этом работник вправе предъявлять работодателю медкнижку на бумажном носителе вплоть до 1 сентября 2024 года. (пп. 1, 8, 9 ст. 34 Федерального закона от 30.03.1999 № 52-ФЗ, пп. 1, 1(1), Приложение № к Приказу Минздрава РФ от 18.02.2022 № 90н, Приложение № 1 к Приказу Роспотребнадзора от 20.05.2005 № 402, Письмо Минздрава России от 18.09.2023 № 13-2/909 «Об оформлении электронных медицинских книжек»).

При этом Минздрав направил медиорганизациям, осуществляющим предварительные и периодические медосмотры, рекомендации по составу сведений для формирования структурированных электронных медицинских документов (Письмо Минздрава России от 08.11.2023 № 30-4/И/2-20731). Так, при подготовке сведений для электронных медицинских книжек надо использовать рекомендации Минздрава. Результаты предварительного или периодического медосмотра нужно вносить в информсистему санитарно-эпидемиологических сведений с учетом деятельности работодателя. В состав данных включили: осмотры специалистов, лабораторные и инструментальные исследования; профилактические прививки; перенесенные инфекционные заболевания. Например, для работ по воспитанию и обучению детей надо внести сведения о прививках против кори, паротита, дифтерии и гриппа, а для работ по коммунальному и бытовому обслуживанию — против кори, дифтерии, гриппа и гепатита В.

Должна ли быть медкнижка у кастелянши отделения?

Кастелянша не относится к медработникам, но занимается бытовым обслуживанием населения. При определении того, что относится к объектам бытового обслуживания, нужно руководствоваться ГОСТ Р 57137-2016 и Приказом Минпромторга России от 10.05.2016 № 1471. По ГОСТ Р 57137-2016 бытовое обслуживание населения состоит из предприятий различных организационно-правовых форм собственности и ИП, которые оказывают бытовые услуги физлицам и в ряде случаев юрлицам. Минпромторг утвердил собирательные классификационные группировки видов экономической деятельности «Бытовые услуги» к ОКВЭД2 и продукции (товаров и услуг) «Бытовые услуги» к ОКПД2 (Письмо Минфина России от 22.05.2023 № 03-05-05-01/46061). Таким образом, кастелянши должны проходить медосмотры с оформлением медкнижек.

Обязан ли работник аптеки иметь медицинскую книжку?

Аптечные организации могут быть отнесены к организациям торговли согласно требованиям п. 20 Приказа Минздрава России от 28.01.2021 № 29н и ч. 7 ст. 55 Федерального закона от 12.04.2010 № 61-ФЗ. Следовательно, работник аптеки должен иметь медкнижку.

Как вести учет, хранить и выдавать медкнижки?

Согласно Приложению № 1 к Приказу Роспотребнадзора от 20.05.2005 № 402, медкнижка должна храниться у администрации клиники и может быть выдана работнику по его требованию. Но при увольнении и переходе на другое место работы она выдается работнику на руки (так как является его собственностью) и может быть им предъявлена по месту новой работы.

Движение медкнижек должно фиксироваться в специальных журналах. На это указывают и суды (решением Кировского районного суда г. Уфы от 24.02.2012 по делу N 2-1299/2012). При этом форма такого журнала не установлена. Можно предположить, что титульный лист журнала должен содержать сведения о работодателе, а также дату начала и окончания ведения журнала. Журнал следует пронумеровать и прошить, с проставлением подписи и печати.

По какому коду КОСГУ и КВР отражаются расходы на оформление медкнижки?

Расходы на оформление медкнижки относятся на подстатью 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ (п. 10.2.6 Приказа Минфина России от 29.11.2017 № 209н).

Такие затраты отражаются по КВР (пп. 53.1.1.2, 53.1.2.2, 53.2.4.4 Приказа Минфина России от 24.05.2022 № 82н):

• 244, если оплачивает такие расходы учреждение;
• 112, если возмещаются расходы, понесенные работниками.

Удерживать ли НДФЛ при возмещении работникам расходов на покупку медкнижек?

Оплата работодателем проведения медосмотров работников и оформления медкнижек не может быть признана экономической выгодой (доходом) работников (Письмо Минфина России от 21.11.2008 № 03-03-06/4/84). Кроме того, работодатель обязан возместить работнику стоимость бланка медкнижки (Руководство по соблюдению обязательных требований трудового законодательства, утвержденное Приказом Роструда от 11.11.2022 № 253).

При этом не подлежат налогообложению все виды компенсационных выплат, связанных с возмещением стоимости полагающегося натурального довольствия (а также соответствующие доходы, полученные в натуральной форме) (абз. 5 п. 1 ст. 217 НК РФ).

Поэтому удерживать НДФЛ при возмещении работникам расходов на покупку медкнижек не надо.

Облагать ли страховыми взносами суммы возмещений на приобретение работниками бланков медкнижек?

Работодатель обязан оплатить стоимость бланка медицинской книжки на бумажном носителе либо возместить расходы на ее приобретение лицу, поступающему на работу (Руководство по соблюдению обязательных требований трудового законодательства, утвержденное Приказом Роструда от 11.11.2022 № 253).

В Письме Минфина России от 10.05.2023 № 03-15-07/42587 (направлено Письмом ФНС России от 22.05.2023 № БС-4-11/6374@) сделан вывод, что, в случае если организацией компенсируются работникам суммы их расходов на прохождение ими самостоятельно обязательных медосмотров, то такие суммы компенсации облагаются страховыми взносами в общеустановленном порядке как выплаты, производимые в рамках трудовых отношений.

Может ли работодатель отказать соискателю в приеме на работу, если у него нет медкнижки?

Работодатель обязан обеспечить за счет собственных средств проведение медосмотров (ст. 220 ТК РФ). Медицинский осмотр при трудоустройстве производится непосредственно по направлению будущего работодателя (см., например, Апелляционное определение Курганского областного суда от 17.08.2021 по делу № 2-3528/2021, 33-2252/2021).

Таким образом, при рассмотрении вопроса о заключении с соискателем трудового договора работодатель обязан направить его на прохождение медосмотра с целью оформления медкнижки. Отказ в приеме на работу без медкнижки будет незаконным.

Но если принятый работник отказывает от прохождения медосмотра (получения направления для прохождения медосмотра) для оформления медкнижки, работодатель вправе отстранить его от работы (ч. 1 ст. 76 ТК РФ). На время прохождения медосмотра по направлению работодателя за работником сохраняются место работы и средний заработок (ст. 185 ТК РФ).

Должен ли работодатель возместить работнику расходы на приобретение медкнижки?

Работодатель обязан оплатить стоимость бланка медицинской книжки на бумажном носителе либо возместить расходы на ее приобретение лицу, поступающему на работу (Руководство по соблюдению обязательных требований трудового законодательства, утвержденное Приказом Роструда от 11.11.2022 № 253).