Порядок предоставления копий и выписок из меддокументов: как работать с Приказом 789н

Минздрав РФ приказом от 31.07.2020 № 789н утвердил порядка предоставления медицинских документов (их копий) и выписок из них. Этот приказ стал второй за последнее время попыткой Минздрава РФ урегулировать эту сферу правоотношений. Предыдущий вариант, подготовленный еще в марте 2019, так и не был утвержден.

Приказ № 789н дал ответы на часто возникающие вопросы в работе клиник, хотя и сам претерпел изменения по сравнению с вариантом 2019 года.

Как работать с Приказом № 789н?

Приказ № 789н устанавливает правила выдачи оригиналов, копий и выписок из меддокументации. До него порядок такой выдачи регулировался только Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ, и отчасти — Приказом Минздрава России от 14.09.2020 № 972н.

Ранее действовал Приказ Минздрава РФ от 21.09.2012 № 207н «Об утверждении оснований, порядка и сроков предоставления пациенту либо его законному представителю медицинских документов (их копий) и выписок из них», но он утратил силу в начале 2013 года.

Что выдавать?

Приказ № 789н не дает ответа на вопрос, в каких ситуациях выдавать оригиналы меддокументов, а в каких – их копии или выписки.

Из п. 5 ст. 22 Федерального закона от 21.11.2011 № 323-ФЗ известно, что пациент (его законный представитель) имеет право по запросу получать отражающие состояние здоровья пациента медицинские документы (их копии) и выписки из них, в том числе в форме электронных документов.

Т.е. закон ставит знак равенства между этими документами.

Перечень запрашиваемых документов не ограничен, но в отношении отдельных возможно только предоставление копий и выписок, а не оригиналов. Такой список в Приказе 789н закрытый:

1) медицинская карта амбулаторных больного (форма № 025/у);

2) медицинская карта стационарного больного (форма № 003/у);

3) история развития новорожденного (форма № 097/у);

4) история развития ребенка (форма № 112/у);

5) медицинская карта ребенка (№ 026/у);

6) индивидуальная карта беременной и родильницы (форма № 111/у);

7) история родов (№ 096/у);

8) медицинская карта стоматологического пациента (форма № 043/у);

9) медицинская карта ортодонтического пациента (форма № 043-1/у);

10) протокол патолого-анатомического вскрытия (форма № 013/у);

11) протокол патолого-анатомического вскрытия плода, мертворожденного или новорожденного (форма № 013-1/у);

12) медицинская карта прерывания беременности (форма № 003-1/у).

Изначальный перечень проекта приказа от 2019 года был изменен: из Приказа № 789н была убрана медицинская карта пациента, получающего медицинскую помощь в условиях дневного стационара, и добавлена медицинская карта прерывания беременности.

На практике клиники и так стремятся не выдавать физическим лицам оригиналы меддокументов, чтобы избежать их утери или фальсификации. Так, отдавая предпочтение в выдачи копий или выписки из амбулаторной карты оригиналу, поликлиники ссылаются на Письмо Минздравсоцразвития РФ от 04.04.2005 № 734/МЗ-14. Теперь, при получении от заявителя запроса на предоставление оригинала меддокумента из списка, клиника вправе отказать со ссылкой на п. 3 Приказа № 789н.

Отказ выдавать оригинал меддокумента не отменяет право пациента (его законного представителя) с ним ознакомиться. Об этом говорит Приказ Минздрава РФ от 29.06.2016 № 425н (с 1 марта 2022 года — Приказ Минздрава России от 12.11.2021 № 1050н).

Кстати, в любом случае выдать меддокументы возможно в период срока их хранения. Так, все указанные в списке документы, за исключением медицинской карты прерывания беременности (срок хранения 5 лет), индивидуальной карты беременной и родильницы (срок хранения 5 лет) и медицинской карты ребенка (срок хранения 10 лет), хранятся 25 лет. После окончания срока хранения такая документация подлежит уничтожению с составлением акта об уничтожении, и в предоставлении ее (копий, выписок) может быть законно отказано.

На основании чего выдавать?

Заявитель должен подать запрос на бумажном носителе (при личном обращении или по почте) либо в форме электронного документа.

Важно отметить, что среди стандартных требований к запросу (ФИО, адрес и пр.), заявителем (и законным представителем – при наличии) Приказом № 789н предусмотрены реквизиты паспорта. Кроме того, клиника вправе требовать с заявителя также сведения, подтверждающие его участие в отношениях с клиникой. Об этом говорит п. 3 ст. 14 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ.

Кому выдавать?

По Приказу № 789н получать оригиналы, копии и выписки из меддокументов вправе пациенты и их законные представители.

Под законными представителями понимаются родители, усыновители, опекуны, попечители, органы опеки и попечительства (ст. 26, 32, 33, 35, 1244, 1265 ГК РФ, ст. 64, 123 СК РФ).

Важно отметить, что в отличие от Приказа Минздравсоцразвития РФ от 02.05.2012 № 441н, Приказом № 789н получать меддокументы (копии, выписки) не могут уполномоченные представители по доверенностям (хотя общие требования ст. 185 ГК РФ этого не запрещают).

При получении меддокументов (их копий) и выписок из них пациент (его законный представитель) должны предоставить паспорт, а законный представитель – еще и подтверждающий его статус документ.

В какие сроки выдавать?

Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ устанавливает максимальный срок рассмотрения обращения гражданина в 30 календарных дней со дня регистрации запроса. Аналогичное требование указано в Приказе № 789н (п. 8) и в его проекте от 2019 года (п. 9).

Стандартные 30 календарных дней исполнения запроса и раньше негативно воспринимались заявителями. Ситуацию не переломила даже аналогичная норма в Приказе Минздрава РФ от 29.06.2016 № 425н, который определил срок ознакомления с медицинской документацией. Заявители часто требуют уменьшить такие сроки, под разными предлогами.

Клиники вправе, но не обязаны идти на поводу заявителей.

Важно! Особые сроки рассмотрения запросов установлены только в отношении:

• ходатайств суда об истребовании доказательств (в форме письменного запроса, копии определения суда) – в срок, установленный судом, но не позднее чем в течение пяти календарных дней со дня получения соответствующего запроса (копии определения суда) (ст. 57 ГПК РФ, ст. 66 АПК РФ, ст. 63 КАС РФ).
• требований (запросы, представления, предписания) уполномоченных должностных лиц полиции – в сроки, установленные в требовании (запросе, представлении, предписании), но не позднее одного месяца с момента их регистрации (п. 4 ст. 13 Федерального закона от 07.02.2011 № 3-ФЗ «О полиции»).
• требования прокурора, вытекающие из его полномочий (ст. 6, 22, 27, 30, 33 Федерального закона от 17.01.1992 № 2202-1 «О прокуратуре Российской Федерации»), – в установленный прокурором срок.
• депутатских запросов – незамедлительно или в иной, согласованный в запросе, срок (ст. 14 Федерального закона от 08.05.1994 № 3-ФЗ «О статусе члена Совета Федерации и статусе депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации»);
• обращений, требующих немедленных действий (предотвращение ЧС, угроза жизни и здоровью человека и др.), – незамедлительно;
• медицинских заключений – в 3 рабочих дня после окончания медицинских мероприятий, а медицинского заключения о причине смерти и диагнозе заболевания (т.е. медицинского свидетельства о смерти по форме 106/у-08) – в день обращения (п. 16 Приказа Минздравсоцразвития РФ от 02.05.2012 № 441н).

В Приказе № 789н также появились два новшества:

Во-первых, документы необходимо выдать в срок не позднее суток после получения запроса, если пациент находится на лечении в стационаре (дневном стационаре). Обоснованность и исполняемость такого уточнения находится под вопросом: для чего такие сверхкороткие сроки? И как это исполнять, если запрос поступил в выходной (праздничный) день? Выручает буквальное толкование норм: исполняет запрос медицинский работник (пп. 10, 12, пп. 7 п. 15 Приказа № 789н), но срок исполнения отсчитывается с даты регистрации запроса, которую осуществляет сотрудник канцелярии в свое рабочее время (п. 13 Приказа № 789н).

Вопреки требованиям п. 2 ст. 8 Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ и проекта приказа от 2019 году, в Приказе № 789н указано, что запрос должно быть зарегистрирован сотрудником канцелярии в день поступления.

Во-вторых, в случае отсутствия в запросе необходимых сведений или документов законного представителя, клиника должна дать ответ в 14 календарных дней со дня регистрации запроса. Здесь очевидно действует норма, аналогичная п. 1 и 4.1 ст. 11 Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ: клиника должна дать ответ, что суть запроса не ясна и/или отсутствуют необходимые сведения и предложить предоставить дополнительную информацию.

Бесплатно выдавать?

В проекте приказа от 2019 года была указано, что предоставление меддокументов (их копий) и выписок из них осуществляется бесплатно. В Приказ № 789н эта норма уже не вошла. Наличие такого указания в проекте 2019 года, возможно, было отсылкой к требованиям п. 3 ст. 2 Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ: рассмотрение обращений граждан осуществляется бесплатно. На эту же норму часто ссылаются заявители.

Однако согласно Толковому словарю С.И. Ожегова рассмотреть – это разобрать, обсудить, т.е. произвести умозрительные действия, не связанные с активным изготовлением копий. Это утверждение подтверждено в судебной инстанции: суд признал законным предоставление больницей платных услуг по изготовлению ксерокопий документов (Апелляционное определение Московского городского суда от 24.01.2013 по делу № 11-1880).

Такая позиция судебной инстанции особо актуальна, когда заявители требуют изготовления копий с объемных меддокументов. При этом ситуация с количеством изготовляемых копий решена в Приказе № 789н: 1 экземпляр на бумажном носителе (п. 6 Приказа № 789н). Хотя видится, что для получения большего числа копий заявителю будет достаточно подать не один, а несколько однотипных запросов.

Таким образом, законодатель не отвергает возможность выдавать копии меддокументов за плату. Выдача выписок из них по традиции осуществляется бесплатно.

Как реагировать на запрос в электронной форме?

Запрос в электронной форме должен быть подан через портал Госулуг, ЕСИА Госуслуг, государственные и региональные информационные системы, а также информационные системы медицинских организаций (при наличии таковых) и подписан заявителем с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи или простой электронной подписи.

Кстати, распространенную просьбу заявителей выслать запрашиваемые документы через личную электронную почту необходимо пресекать: в соответствии с требованиями Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ, оператор персональных данных (больница) при предоставлении персональных данных (врачебной тайны) обязан обеспечить конфиденциальность и адресность их передачи. Передача документов (сведений) посредствам электронной почты не способно обеспечить такую конфиденциальность и адресность.

Как выдавать копии и выписки из меддокументов на бумажном носителе?

Копии меддокументов на бумажном носителе заверяются на последней странице отметкой «Копия верна», подписью ответственного медицинского работника с указанием его ФИО, должности и даты выдачи копии, а также печатью,

Выписки на бумажном носителе оформляется в произвольной форме с проставлением штампа (или на бланке), подписывается врачом (фельдшером, акушеркой), заверяется печатью.

В обоих случаях отмечается, что печати ставятся при их наличии.

Если меддокументы ведутся в электронной форме, для предоставления заявителям их распечатывают на бумажном носителе и заверяют.

Если заявитель просит направить меддокументы (их копии, выписки) по почте, они направляются заказным письмо с уведомлением о вручении. Если есть необходимость доказать факт отправки конкретных документов, то можно направить письмо с описью вложения.

Кстати, согласно п. 1 ст. 165.1 ГК РФ, сообщение считается доставленным и в тех случаях, если оно поступило лицу, которому оно направлено (адресату), но по обстоятельствам, зависящим от него, не было ему вручено или адресат не ознакомился с ним. Это означает, что отказ заявителя получить письмо на почте не означает того, что клиника не исполнила требования запроса.

Как выдавать копии и выписки из меддокументов в электронной форме?

Выдача меддокументов в электронной форме производится только при наличии технической возможности. Такие документы подписываются усиленными квалифицированными электронными подписями медицинского работника и сотрудника канцелярии. При этом сведения о медицинском работнике должны быть внесены в Федеральный регистр медицинских работников ЕГИСЗ,а о медицинских организациях — в Федеральный реестр медицинских организаций ЕГИСЗ.

Как организовать работу по приему запросов и выдачи меддокументов?

Во-первых, определить ответственных работников по приему запросов и выдачи меддокументов (сотрудник канцелярии);

Во-вторых, определить медицинских работников, которые производят выдачу (направление) меддокументов (в проекте приказа от 2019 года было указано, что эту функцию мог выполнять и немедицинский работник). Указание на медицинского работника создает определенную сложность: как правило копии меддокументов формируют работники архива и администраторы, которые могут не иметь медицинского образования. Кроме ситуации с выдачей выписок из меддокументации, подпись медработника на документе может оказаться формальной или непроверяемой.

В-третьих, вести журнал приема запросов и выдачи медицинских документов (их копий) и выписок из них. Форма журнала указана в п. 15 Приказа № 89н. Фраза пп. 5 п. 13 Приказа № 789н о том, что такой журнал можно вести в т.ч. в электронной форме, дает право клиникам выбрать форму его ведения (неясным остается вопрос, как в электронном журнале проставлять подписи заявителей о личном получении ответа).

Медицинские заключения выступают разновидностью медицинских документов, и, следовательно, нормы вышеуказанных приказов соотносятся как общее и частное. Так отмечает Минздрав России в письме от 30.10.2020 N 12-3/3136745-141.