В медорганизации уничтожению подлежат отчетно-учетные, первичные и медицинские документы, сроки хранения которых истекли, а также пришедшие в негодность. Так, для уничтожения отбирают документы, срок хранения которых истек к 1 января того года, в котором планируется их уничтожить.
Сроки хранения устанавливаются нормативно, например, срок хранения медицинских свидетельств о рождении и смерти, корешки медицинских свидетельств о рождении по Приказу Минздрава России от 03.08.2023 № 408 (пп. 757, 758) составляют 1 год. Сроки хранения уменьшать нельзя, но можно увеличить (п. 4.10, 4.11 Приказа Росархива от 20.12.2019 № 237).
Для уничтожения документов, не подлежащих хранению, следует:
Во-первых, создать экспертную комиссию (ЭК) по проведению экспертизы ценности отчетно-учетных, первичных, медицинских документов учреждения. ЭК может быть постоянно действующей или разовой. В состав ЭК обычно включаются представители архива, бухгалтерии, отдела кадров, медстатистики. Председатель ЭК – заместитель главного врача.
Постоянно действующая ЭК создается отдельным приказом, состав разовой ЭК включается в приказ по уничтожению документов.
Основными задачами ЭК являются:
- отбор (выделение) к уничтожению документов, не подлежащих дальнейшему хранению, с составлением соответствующих актов;
- участие в процедуре уничтожения документов, с составлением акта об их уничтожении;
- подготовка предложений об определении сроков хранения документов.
Во-вторых, силами ЭК провести экспертизу ценности документов и выделить документы, не подлежащие хранению (пп. «б», «г» п. 23 Приказа Росархива от 31.07.2023 № 77). Причем необходимо перечислить номера всех таких документов (если документы номерные).
Решение ЭК может быть оформлено протоколом.
В-третьих, составить акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Для этого можно использовать форму акта, предусмотренную в Приложении № 3 к Приказу Росархива от 31.07.2023 № 77. Для бухгалтерских документов предусмотрен акт о списании бланков строгой отчетности (ф. 0504816) (Приказ Минфина России от 30.03.2015 № 52н). Прочие бланки строгой отчетности (трудовых книжек, удостоверений, дипломов, абонементов, сертификатов и т.п.) уничтожаются по общей схеме.
Допустимо перечень документов, подлежащих уничтожению, привести непосредственно в акте об уничтожении (без составления акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению), в т.ч. в форме приложения к акту, если список объемный.
В-четвертых, произвести физическое уничтожение документов, не подлежащих хранению. Для этого можно обратиться в стороннюю организацию или осуществить это самостоятельно (путем измельчения в шредере). Процесс уничтожения следует подтвердить фотографиями.
По результатам уничтожения составить акт об уничтожении. В акте должно быть указано:
- перечень уничтоженных документов или реквизиты акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
- способ уничтожения документов (например, измельчение в шредере).
Если документы были уничтожены сторонней организацией, то в акт нужно включить реквизиты документа по факту оказания услуги (или приложить акт такой организации).
Если документы, не подлежащие хранению, пришли в негодность (например, были залиты, сгорели, отсырели, покрылись плесенью и пр.), то процедуре уничтожения должен предшествовать обход внутренней эксплуатационной службы учреждения, которая должна установить причину прихода документов в негодность, составить акт внутреннего экспертного контроля, с детальным описанием ситуации (например, «…в результате подтопления произошло размокание обложек, слипание страниц, подтеки краски, в результате чего сформировать списки документации, пришедшей в негодность, не представляется возможным»), приложить фотографии обхода.
