Трудовой кодекс РФ предусматривает следующие виды характера работы:
– разъездной (работа, связанная с регулярными (постоянными) разъездами, но с ежедневным возвращением домой, как например у курьера, страхового агента, торгового представителя, почтальона, см. Письмо Минтруда от 18.09.2020 № 14-2/ООГ-15047),
– подвижной (работа, связанная с частой (постоянной) сменой дислокации места работы, оторванностью от дома, как например, у работников ремонтно-строительных бригад),
– в пути (работа (и рабочее место) в движущемся транспорте, без обязательного ежедневного возвращения домой, как например, у проводников, стюардесс, экспедиторов), и иные.
В соответствии со ст.168.1 Трудового кодекса РФ таким работникам работодатель компенсирует:
- расходы по проезду;
- расходы по найму жилого помещения, в т.ч. связанные с проживанием вне ПМЖ (суточные);
- иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.
Служебные поездки сотрудника, работа которого имеет разъездной (подвижной) характер, не признаются служебными командировками (ч. 1 ст. 166 ТК РФ). Поэтому командировочные документы по ним не оформляют.
Чтобы установить разъездной (подвижной) характер работы, работодатель должен:
1. Определить Перечень работ, профессий, должностей сотрудников, работа которых имеет разъездной характер, в коллективном договоре или ЛНА (ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ).
2. Внести характер работы в трудовой договор с работником (ст. 57 ТК РФ).
В трудовой договор нужно включить такие условия, как место работы, трудовая функция работника, дата начала работы, условия оплаты его труда, условие о том, что работнику устанавливается разъездной (подвижной) характер работы, территорию, в пределах которой он будет осуществлять постоянные разъезды (Письмо Роструда от 24.06.2021 № ПГ/16935-6-1).
3. Установить порядок и размеры компенсации расходов работника в коллективном договоре или ЛНА (Письмо Минфина России от 31.05.2022 № 03-04-05/51100).
4. Вести учет времени, отработанного работником (ч. 4 ст. 91 ТК РФ) и документировать направление сотрудника в служебную поездку.
Оплата служебных поездок формируется из:
– должностного оклада и компенсационных выплат. Доплаты к окладу не обязательны. Если они есть, то они облагается НДФЛ, взносами и включается в расходы (ст. 57 ТК РФ, ст. 255 НК РФ, Письмо Минфина от 26.03.2012 № 03-04-06/9-76);
– компенсации в виде:
1) суточных (желательно фиксировать их размер, а не оставлять «плавающими», в пределах лимита!). Размер суточных может быть любым, но должен быть определен в коллективном договоре или ЛНА (ст. 57, 168.1 ТК РФ, абз. 2 п. 11, абз. 2 п. 16 Положения о служебных командировках);
Суточные, выданные в соответствии со ст. 168.1 ТК РФ, не облагаются НДФЛ и страховыми взносами в случае их документального подтверждения (см. Письма от 21.11.2019 № 03-04-05/90156, от 22.08.2019 № 03-15-06/64487, от 04.03.2019 № 03-15-06/13866, от 20.09.2018 № 03-15-06/67364). Если подтверждающие расходы документы отсутствуют, суммы возмещения не могут признаваться компенсационными и, следовательно, подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами в общеустановленном порядке. Таким образом, на налогообложение суточных НДФД в рамках разъездного характера работы не распространяются ограничения, предусмотренные абз. 12 п. 1 ст. 217 НК РФ (не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2 500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке).
Поскольку порядок выплаты суточных при разъездном (подвижном) характере работы должен быть установлен ЛНА, именно в ЛНА должно быть определено, выплачиваются ли суточные за рабочие или за календарные дни (т.е. требования абз. 3 п. 11, п. 25 Положения о служебных командировках, Письма Минтруда России от 05.09.2013 № 14-2/3044898-4415 о выплатах суточных при командировках за все дни, в т.ч. периоды болезни, здесь не применимы).
По общему правилу работники не должны отсчитываться перед работодателем о том, на что были потрачены суточные (предъявить чеки, квитанции, бланки строгой отчетности). Об этом см. Письма Минфина России от 17.05.2018 № 03-15-16/33309, от 07.10.2013 № 03-03-16/1/41508, от 05.03.2013 № 03-04-06/5472.
2) расходов на питание. Они подлежат обложению НДФЛ (Письма Минфина РФ от 08.05.2019 № 03-04-09/33763, от 19.07.2016 № 03-04-06/42359).
3) расходов по проезду. В ТК РФ прямо не закреплена обязанность работодателя компенсировать расходы на питание подвижного работника (в отличие от разъездного). Такие расходы должны быть определены в ЛНА.
