С 01.09.2021 вводится в силу новый порядок ведения и хранения трудовых книжек. Это установлено Приказом Минтруда и соцзащиты РФ от 19.05.2021 № 320н. Им отменяется не только просуществовавшее 18 лет Постановление Министерства труда и социального развития РФ от 10.10.2003 № 69.
Вслед за ним Постановление Правительства РФ от 24.07.2021 № 1250 признало утратившим силу другого «ровесника-долгожителя» — Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, которое устанавливало форму трудовых книжек (вкладышей к ним) и правила их ведения и хранения. Новое Постановление с 01.09.2021 утвердило две важных нормы:
- с 1 января 2023 г. будут введены в действие трудовые книжки нового образца (до этой даты, с согласия работника, трудовая книжка может быть оформлена на старом бланке, пояснил Минтруда России в Письме от 01.09.2021 № 14-6/В-1049);
- но имеющиеся у работников трудовые книжки ранее установленного образца действительны и обмену на новые не подлежат, а имеющиеся у работодателей бланки трудовых книжек и бланки вкладышей в них старого образца действительны и могут использоваться без ограничения срока.
Главные причины утверждения Приказа № 320н
1. Моральное устаревание всей системы заполнения трудовых книжек, с ее жесткими требованиями к заполнению с одной стороны, и многочисленными комментариями, отразившимися в письмах Роструда (Минтруда), с другой;
2. Отказ части работников от ведения бумажных трудовых книжек (в соответствии с пунктом 2 статьи 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ);
3. Детализация особой формы трудоустройства – дистанционной работы (гл. 49.1 ТК РФ).
Основные новшества Приказа № 320н
1. Графическая форма трудовой книжки и вкладыша в нее не изменилась, однако изменится количества разворотов по сведениям о работе и о награждении: с 10 и 10 на 14 и 7 соответственно.
2. Сведения о трудовой деятельности дистанционного работника теперь могут быть внесены в трудовую книжку по его желанию.
3. Важное дополнение предложено к порядку заполнения трудовой книжки – записи можно будет воспроизводить не только от руки, но и с использованием технических средств путем переноса красителей или в виде оттиска штампа (печати). Раньше такая возможность допускалась только в комментариях Роструда.
4. В новом приказе продублированы требования о правилах внесения изменений в ФИО на титульной странице: старые записи зачеркиваются одной линией. Однако ситуация «третьего замужества» так и осталась не разъясненной. Практики советуют: в таких случаях следует делать записи ФИО на внутренней стороне последней страницы обложки. А если и там места нет, то нужно оформить вкладыш в трудовую книжку.
5. Впервые появились ограничивающие сроки внесения записей в трудовую книжку: не позднее 5 рабочих дней после издания приказа, а об увольнении — в день увольнения. Напомним: ранее сроки были установлены (и сохранились по новому приказу) в отношении ведения трудовые книжки на работников, проработавших свыше пяти дней, если такая работа является для них основной (п. 3 Правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).
6. При заполнении должности работника исключено требование о соответствии должности штатному расписанию или квалификационному справочнику. Возможно, такое уточнение видится законодателю излишним, но по факту должности так или иначе должны соответствовать штатному расписанию (квалификационному справочнику, профстандарту), иначе у работника в дальнейшем могут возникнуть проблемы с доказательством своего льготного стажа.
7. Появилась методика того, как в трудовой книжке временный перевод оформить постоянным. Кроме того, разъяснены требования о заполнении трудовых книжек на совместителя, в т.ч. после его увольнения и когда нарушается хронология записей с основным местом работы. Это предусмотрено в п. 10-11 Порядка, утвержденного Приказом Минтруда и соцзащиты РФ от 19.05.2021 № 320н.
Кстати, теперь при переводе работника на другую постоянную работу к другому работодателю (в другую организацию) нужно указывать, в каком порядке осуществляется перевод: по просьбе работника или с его согласия, и наименование организации, куда переводится работник. А при приеме на новое место работы новым работодателем должна быть сделана запись о том, что работник принят (назначен) в порядке перевода.
8. Особо оговорено, что записи об увольнении вносятся в четком соответствии с ТК РФ. Ранее такие требования были установлены в ст. 84.1 ТК РФ. Напомним, что в Постановлении Министерства труда и социального развития РФ от 10.10.2003 № 69 были допустимы такие фразы увольнения как «Уволен по собственному желанию», что хотя и противоречило ТК РФ, но на практике нередко применялось.
9. Сохранена возможность внесения записей об увольнении, с которыми связано предоставление определенных льгот и преимуществ, однако текстовые варианты таких записей не приводятся. Напомним, ранее такими записями были: «Уволена по собственному желанию в связи с переводом мужа на работу в другую местность, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации» или «Уволена по собственному желанию в связи с необходимостью осуществления ухода за ребенком в возрасте до 14 лет, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
10. Проставление печатей в трудовую книжку (вкладыш в нее) связывается с наличием таких печатей (самой организации или отдела кадров). Так, согласно абз. 2 ст. 2 и абз. 2 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2015 № 82-ФЗ для ООО и АО была отменена обязанность иметь печати. В связи с этим реквизит трудовой книжки «М.П.» был дополнен фразой «при наличии». Ранее такие разъяснения давал Минтруда России в Приказе от 31.10.2016 № 589н.
11. Предусмотрена возможность проставить штамп «Выдан вкладыш» на титульном листе первого вкладыша, если места на титульном листе самой трудовой книжки уже нет.
12. Формализована ситуация выдачи работнику на руки оригинала трудовой книжки: теперь нужно будет в графе 3 делать запись: «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации», и ссылаться на письменное заявление работника. Это тем важно, что еще в Письме от 18.03.2008 № 656-6-0 Роструд указывал, что ответственность за утерю трудовой книжки в случае, если она выдана работнику под расписку на короткий срок, все равно несет должностное лицо.
13. Работодателю дано право самостоятельно разрабатывать книги (журналы) учета движения трудовых книжек. Действующая форма, предусмотренная Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69, может быть использована до ее окончания; ее же можно взять как основу (образец) на будущее. Такое нововведение – возможная попытка упростить внесение изменений в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Так, трудовое законодательство не содержит такого порядка, поэтому Минтруда в своем Письме от 18.08.2017 № 14-2/В-761 допускал внесение исправлений по правилам, установленным для внесения исправлений в трудовую книжку.
14. Приобретение бланков трудовых книжек и вкладышей к ним по-прежнему должно производиться за счет средств работодателя. Принятие от гражданина бланка трудовой книжки (вкладыша) для последующего его ведения незаконно. Ранее об этом напоминал Роструд в Письме от 08.12.2008 № 2742-6-1. В последующем расходы на приобретение можно будет возложить на работника (п. 47 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).
Некоторые практические советы, которые не нашли отражение в приказе
1. При изменении работником ФИО работодатель вправе делать ссылку в трудовой книжке как на паспорт, так и на свидетельство (о браке, о смене фамилии). Если свидетельство потеряно, Минтруда России не запрещает ссылаться также и на копию актовых записей органов ЗАГСа.
2. Ошибочную запись об уровне образования на титульном листе трудовой книжки нужно зачеркнуть, затем вписать верные сведения и оформить это исправление поясняющей записью на внутренней стороне обложки трудовой книжки. Для пояснения Роструд рекомендует использовать формулировку: «Запись о получении высшего профессионального образования внесена ошибочно».
3. Если в трудовой книжке обнаружена пропущенная запись, то ее нужно будет внести. Запись с неправильным порядковым номером должна быть исправлена: ее надо признать недействительной и внести исправительную запись. А вот исправлять порядковый номер или дату, внесенные не в предусмотренную строчку, не надо: Роструд не считает такую ошибку критической.
4. Если работодатель забыл внести запись о наименовании организации, то откорректировать последующие записи Роструд предлагает так: в графе 3 первой незаполненной строки раздела указать наименование организации, а строчкой ниже внесите запись следующего содержания: «Записи за номерами 5, 6, 7, 8 относятся к организации АО «Альфа»».
А вот ошибку в наименовании организации исправить необходимо записью с отметкой о том, что допущена ошибка, и указать правильный вариант. Кстати, этот же способ применим и для исправления грамматической ошибки.
5. Неверно указанный номер вкладыша Роструд рекомендует исправлять так: его зачеркивают одной чертой, рядом указывают правильный номер. На внутренней стороне обложки трудовой книжки делают запись, например: «Исправленному на «Выдан вкладыш серия… № …» верить. Акт об уничтожении вкладыша серии… № … от … № …».
С 1 января 2023 года устанавливается новый Порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей. Обеспечение работодателей бланками трудовых книжек может осуществляться юрлицами и ИП, на основании заявок. Такие требования вводит Приказ Минфина России от 11.04.2022 № 55н (предыдущий Приказ Минфина России от 22.12.2003 № 117н признан утратившим силу).
